Enligt Skatteverket — SKV 613 utgåva 2
De flesta företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller kontokortsbetalning ska använda godkänt kassaregister. Med det menas ett tillverkardeklarerat kassaregister som uppfyller kraven i skatteförfarandelagen och Skatteverkets föreskrifter.
Måste du använda ett godkänt kassaregister?
Du måste skaffa ett godkänt kassaregister om du säljer varor eller tjänster kontant för minst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår på tolv månader. Prisbasbeloppet hittar du på www.skatteverket.se/beloppochprocent
Du ska registrera all kontant försäljning i kassaregister. Du är också skyldig att aktivt erbjuda kunden ett kassakvitto.
Ett alternativ till att registrera försäljningen i kassaregistret är att du ställer ut en kontantfaktura samtidigt som du får betalt. Fakturan ska då uppfylla bokföringslagen krav på hur en verifikation ska se ut. Det innebär bland annat att det måste stå
- när den skrevs
- när affären gjordes
- vad som såldes
- vilket belopp det gällde
- kundens namn och address.
Du måste spara en kopia av varje faktura i din bokföring. Du ska bokföra fakturan senast nästa arbetsdag.
Vissa verksamheter behöver inte att ha ett godkänt kassaregister. Du kan läsa mer om vilka dessa verksamheter är på www.skatteverket.se/kassaregister
Planerar du att skaffa ett kassaregister?
Du kan köpa eller hyra ett nytt eller begagnat kassaregister om ditt företag omfattas av skyldigheten att ha ett godkänt kassaregister.
Ett kassaregister är godkänt om det uppfyller följande villkor
- Det tillverkardeklarerat och en tillverkardeklaration finns för varje version eller program.
- Det är anslutet till en certifierad kontrollenhet som läser av registreringarna i kassaregistret och skapar en kontrollkod.
Vad är ett kassaregister?
Med kassaregister menas inte bara kassaapparaten utan även kassaterminal, kassasystem och liknande apparater där varor och tjänster registreras mot kontant betalning.
Vad är en kontrollenhet?
En kontrollenhet tar emot och behandlar kvittodata från kassaregistret och skapar kontrolldata som används som underlag för Skatteverkets kontroller. Kontrollenhetens minne bör klara av att lagra kontrolldata för minst fem år.
Du hittar en förteckning över tillverkardeklarerade kassaregister och certifierade kontrollenheter på www.skatteverket.se/kassaregister
Du ska anmäla ditt kassaregister till Skatteverket
- Tänker du starta ett företag ska du anmäla ditt kassaregister i samband med att att du registrerar ditt företag.
- Om något ändras i ditt företag ska du anmäla det inom två veckor från det att ändringen gjordes.
Du gör lämpligen din anmälan via Skatteverkets e-tjänst för kassaregister. För att använda e-tjänsten behöver du en e-legitimation. Anmäl alla kassaregister som du använder i verksamheten, även sådana som du hyr.
Du kan också ta hjälp av återförsäljaren eller uthyraren för att göra din anmälan. Om ni är flera företagare som använder samma kassaregister måste alla företagare anmäla sitt innehav. Tänk på att det alltid är ditt ansvar att se till att anmäla kassaregistret till Skatteverket.
Cirka en månad efter att har anmält kassaregistret får du ett registreringsbevis. Du får också skyltar där det står ett identifikationsnummer för kassaregistret respektive kontrollenheten. Du ska fästa skyltarna på apparaterna så att de är väl synliga vid Skatteverkets kontroller. Om ni är flera företag som använder samma kassaregister och kontrollenhet ska alla företags skyltar fästas på apparaterna. Du ska givetvis använda kassaregistret under tiden du väntar på skyltarna.
OBS: Kassahuset registrerar till Skatteverket när du köper certifierade kassaregister hos oss (vi registrerar också till Skatteverket när vi programmerar om ditt befintligt kassaregister.)
När du börjar använda ditt kassaregister
Tänk på att
- se till at klockan i kassaregistret går rätt och att du kan behöva ändra tiden vid övergångarna mellan sommar- och vintertid
- registrera in växelkassan i kassaregistret innan du börjar dagens försäljning
- ta ut och spara Z-dagrapport för varje dag som du har haft försäljning
- spara kassaregistrets kontrollremsa eller journal eftersom det är bokföringsmaterial (du ska bevara det i sju år enligt bokföringslagen)
- regelbundet säkerhetskopiera informationen i kassaregistret om du har en journal som sparas elektroniskt
- ha en manual till kassaregistret som visar alla funktioner och hur man ändrar inställningar
- du enligt bokföringslagen ska ha en behandlingshistorik som visar hur programmeringen av kassaregistret förändrats över tiden
- se till att du snabbt felanmäler ditt kassaregister till Skatteverket om det inte fungerar. Du behöver inte anmäla när felet har lagats
- ändringsanmäla ditt kassaregister till Skatteverket inom två veckor om det ska kopplas till en annan kontrollenhet eller när adressen ska ändras.
Om du byter företagsform
Tänk på att
- avanmäla kassaregister och kontrollenhet i det gamla företaget och nyanmäla dem i det nya företaget inom två veckor från det att ändringen gjordes
- programmera om kassaregistret så att det nya företagets uppgifter syns på kvittot.
Om du överlåter eller avslutar din verksamhet
Tänk på att
- ananmäla kassaregister och kontrollenhet inom två veckor från det att ändringen gjordes
- upplysa den nya ägaren om att hon eller han ska nyanmäla registret
- bevara kontrollenheten i minst 12 månader.
Skatteverkets tillsyn och kontroll
Skatteverket gör tillsynsbesök utan att anmäla det i förväg till dig. Syftet med besöken är att kontrollera att du som näringsidkare har ett kassaregister som uppfyller de krav som finns. Vid besöket ska du lämna de upplysningar som Skatteverket behöver. Du ska bland annat kunna vissa kontrollkoden för ett specifikt kvitto. Om kontrollkoden inte står på kvittot finns den normalt i journalen på ditt kassaregister.
Skatteverket gör också oanmälda kontrollbesök för att kontrollera att du hanterar kassaregistret på rätt sätt. Vi sådana kontroller kan Skatteverket göra kundräkningar, kontrollköp och kvittokontroller samt inventera kassan.
Skatteverket kan besluta att ta ut kontrollavgift på 10 000 kronor om du inte uppfyller dina skyldigheter. Du kan överklaga ett beslut om kontrollavgift.
Du kan läsa mer om Skatteverkets tillsyn och kontroll på www.skatteverket.se/kassaregister.